おしえて!あっぷす先生 もしかして誤解していませんか? 〜 その ④ Gmail 〜

Updated: 20.04.2016 : 11:59  By: Varanyu

みなさん、こんにちは。
本日の「あっぷす先生 誤解をとく!」は Gmail がテーマです。
Google Apps for Work を導入すると、独自ドメインで Gmail を使うことができるのは大きな利点ですが、端末によっては、使い慣れたメールクライアントをそのまま使えたらいいのになぁ…そんな風に思っている方はいませんか?
実は、Outlook や Apple Mail などのメール クライアントに Gmail を設定することが可能なんですよ!メールは Gmail しか使用できない、というのは誤解なんです。
● Gmail を他のメールクライアントに設定する
メールクライアントで Gmail を利用するには、プログラムを使用してメールを閲覧できるように設定します。IMAP または POP と呼ばれるプロトコルを使用します。設定をすれば、すべての Gmail ユーザーに無料でご利用いただけるものです。
IMAP または POP、言われてもピンと来ませんよね。メールをサーバに保管して、それをメールクライアントを利用して閲覧するのが IMAP、そして、メールクライアントにメールをダウンロード・保管して閲覧するのが POP なのですが、端末を問わずいつでもすべてのメールを閲覧できるようにするには、IMAP が適していると言えます。本日は、この IMAP でご説明しましょう!
Gmail の右上の歯車のアイコンをクリックし、[設定] を選択。[メール転送と POP/IMAP] をクリックします。このなかで、[IMAP を有効にする] を選択し、[変更を保存] をクリックします。これで Gmail 側の IMAP 有効化が完了しました。

次に、メール クライアント側にサーバー情報を設定します。設定といっても、このページにある情報を記入するだけ。*
* メール クライアント側の詳しい設定方法は、お使いの各メール クライアントのサポート センターでご確認ください。
● GASMO で Gmail だけでなく、カレンダーや連絡先も同期する
たとえば、Google Apps に切り替えた後もしばらく Outlook を使用したい、という場合は同期して併用できると効率的ですよね。実は Google Apps Sync for Microsoft Outlook(GASMO)を利用すると併用が可能なんですよ。
GASMO は、Microsoft Outlook を Google Apps のメール、カレンダー、連絡先のクライアントとして使用するための Microsoft Outlook プラグインなのですが、このプラグインを使用することで、メール、カレンダーの予定、連絡先すべてが、Google Apps と Microsoft Outlook の間で簡単に同期されます。
このプラグインは Google Apps をご利用の方ならどなたでもダウンロードできます。こちらからダウンロードしたGASMO を起動し、同期を行うアカウントを設定すれば、データの同期が始まります。Google Apps に移行する際などにも便利な機能ですよね。
※ Apps 管理者が、あらかじめ管理画面で同期の許可設定を行う必要があります。
● あっぷす先生の +1:未読数だけがどんどん増えてしまう…という方にオススメの機能
普段の業務のメインコミュニケーションツールがメールである、という方も多いと思います。少し間が空いてしまうと、未読数がどんどん増えていく…そんなことはありませんか?

「おしえて!あっぷす先生」で紹介しているラベルとフィルタ機能の活用や、定型フォーマットの登録など、Gmail の便利な機能で使い勝手を良くすることができます。
本日はもうひとつ、あまり知られていない機能をご紹介しましょう。「スレッドをミュートにする」という機能です。CC に入っているけど、実は関係がない内容。でも、そのスレッドにどんどんメールが入って未読数が増えていく…というときに使用すると便利な設定です!
メールを選択し、上部の「その他」をクリックすると、選択肢の中に「ミュート」が出てきます。これをクリックするだけ。スレッドをミュートすると、スレッドのそれ以降のやり取りが受信トレイに届かなくなります。

[関連ページ]

Outlook、Apple Mail などのメール クライアントに Gmail を設定する

Google Apps のメールアドレスで IMAP を設定する

Microsoft Outlook と Google Apps の併用

スレッドをミュート、無視する

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あっぷす先生とは?

あっぷす先生は、クラウド型グループウェア Google Apps for Work(グーグルアップス)をこよなく愛する Apps ユーザーの一人。ツール機能を使いこなすことから、ついたあだ名が「あっぷす先生」。Google にも認められ、Google for Work 公式ブログで Google Apps の活用術を発信中。

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