7 ข้อเด่นของ Google Apps

แก้ไขล่าสุด: 05.04.2016 : 03:33  โดย: Sasina

Google Apps เป็นการให้บริการ Apps ต่างๆ ของ Google ที่โดดเด่นคือ บริการ Gmail ในชื่อโดเมนของเรา คือ @youdomain.com
แล้ว ทำไม เราจึงต้องเปลี่ยนมาใช้ Google Apps ล่ะ ? วันนี้ผมมีเรื่องราวประโยชน์ และความสามารถของ Google Apps มาแบ่งปันครับ ในหัวข้อเรื่อง …
7 ข้อเด่น น่าใช้ของ Google Apps
1. พื้นที่ขนาดใหญ่
แน่นอนครับ พื้นที่เริ่มต้นที่ 15 GB/user สำหรับแบบ Standard (รุ่นบุกเบิก) และ 30 GB/user สำหรับแบบ Google Apps for Work ซึ่ง Google ให้บริการอยู่ในปัจจุบัน  ซึ่งเป็นพื้นที่ที่มากมายอยู่แล้วสำหรับการรับส่ง Email สำหรับคนทั่วๆ ไปอย่างเราๆ
หากจะไปเช่า host ที่ให้พื้นที่ขนาดนี้ คุณต้องมีค่าใช้จ่ายซักเท่าไหร่ และส่วนใหญ่ จำนวน user จะใช้พื้นที่ร่วมกันกับ hosting ด้วย เมื่อ Host ล่ม Harddisk เสีย ข้อมูลก็หายหมดทั้ง web ทั้ง email แต่ Google Apps แยก Gmail ออกมากจากเว็บของคุณ เก็บไว้ในระบบ คลาวด์ และที่ผ่านๆ มาตั้งแต่มี Gmail เกิดขึ้นบนโลก ยังไม่เคยมีวันไหนที่ Gmail ล่มเลย และไม่เคยมีใครที่ ข้อมูลใน Email หายเลย (นอกจากจะมีคนเข้ามาแอบ Login เข้าไปลบ) และชื่อ Google ก็เชื่อถือได้
2. มี Service ให้ใช้อย่างครบครัน เช่น

Gmail = ระบบเมล์ที่คุณคุ้นเคย สแปมน้อย รับส่งได้เร็ว ไม่มีปัญหาคอขวด
Calendar = ปฎิทินออนไลน์ แชร์ได้ทั้งองค์กร
– Doc = เอกสารออนไลน์ แนว word , excel , power point
Drive = ไดรฟ์ เก็บข้อมูลออนไลน์ เก็บได้ทุก file แชร์ได้ทันใจ
– Hangout = แฮงเอาท์ (Google Talk) chat แบบเห็นหน้า ประชุมออนไลน์ ระดมสมองกันได้ทั่วทุกมุมโลก
– Site = ทำหน้าเพจเฉพาะบุคคล หรือหน้าศูนย์การเรียนรู้ได้ง่ายภายในองค์กร
– Google+ = ระบบ social แบบ facebook ของค่าย Google ที่มาแรง
– Picasa web Albums = เก็บภาพส่วนตัว หรือแชร์ ได้ง่ายๆ ด้วย Picasa
ฯลฯ
3. เชื่อมต่อได้ตลอด ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน
เมื่อใช้ Google Apps งานทั้งหมดของคุณจะถูกบันทึกไว้ในระบบคลาวด์โดยอัตโนมัติ คุณจะสามารถเข้าถึงอีเมล ปฏิทิน เอกสาร และเว็บไซต์ และสามารถทำงานอย่างปลอดภัย ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนในโลก และใช้อุปกรณ์ชนิดใด สำหรับธุรกิจของคุณแล้ว พนักงานทุกคน และบุคคลอื่นๆ ที่คุณทำงานด้วยทั้งหมดจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพจากทุกที่ ด้วยอุปกรณ์ทุกชนิดที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
– ช่วยให้ทีมงานของคุณไม่ต้องติดอยู่กับโต๊ะทำงาน
– มี Apps ของ Gmail ทั้งใน Android , iPhone , Blackberry , Windows Phone หรือโทรศัพท์ทุกชนิดที่มี Browser

4. ทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น
 

 
– ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
เมื่อใช้ Google เอกสาร คุณสามารถแชร์ด้วยการคลิกไม่กี่ครั้ง และสมาชิกทุกคนในทีมของคุณจะสามารถเข้าถึงเอกสาร สเปรดชีต หรืองานนำเสนอเวอร์ชันเดียวกันได้ ทุกคนสามารถเข้าร่วมทำงานและแก้ไขได้ในเวลาเดียวกัน ไม่ต้องมีไฟล์แนบอีเมลกลับไปกลับมาและไม่มีฉบับที่คุณไม่สามารถติดตามได้
– ทำงานได้แม้อยู่ห่างไกลกัน
ทำงานกับเพื่อนร่วมงานของคุณได้เหมือนอยู่ในห้องเดียวกัน แม้ว่าคุณจะอยู่กันคนละมุมโลกก็ตาม คุณสามารถนัดหมายวิดีโอแชทเฉพาะกิจได้จากกล่องจดหมายของ Gmail หรือเข้าสู่เอกสารฉบับเดียวกันและแก้ไขร่วมกันได้เหมือนกับนั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกัน
– ทำงานร่วมกันระหว่างหลายองค์กร
Google Apps ช่วยให้คุณทำงานร่วมกับหุ้นส่วนธุรกิจ ผู้ค้าและลูกค้าได้เช่นเดียวกับที่ทำได้กับเพื่อนร่วมงาน คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ เช่น การวางกำหนดการประชุม แบ่งปันเอกสาร จัดวิดีโอแชท และสร้างเว็บไซต์โครงการกับคนที่อยู่นอกบริษัทของคุณ
5. ทำงานเสร็จเร็วขึ้น
Google Apps จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานประจำวัน เช่น การออกใบแจ้งหนี้ การทำงบประมาณ การวางกำหนดการ และอื่นๆ คุณสามารถสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ใน Google เอกสาร ทำงบดุลด้วยการแบ่งปันสเปรดชีตฉบับเดียว หรือให้ Google ปฏิทินแนะนำเวลาประชุมสำหรับทีมงานของคุณ เมื่อลดภาวะคอขวดที่เสียเวลาเหล่านี้แล้ว Apps จะทำให้คุณมีเวลาให้กับงานที่มีความสำคัญอย่างแท้จริง ด้วยเครื่องมือที่คนนับล้านคุ้นเคย และใช้งานอยู่แล้ว

6. พนักงานไอทีไม่จุกจิก ทำงานน้อยลง
– จะเสียเวลาติดตั้งอัปเดตและโปรแกรมแก้ไขของซอฟต์แวร์อยู่อีกทำไม ในเมื่อคุณสามารถกดรีเฟรชในเบราว์เซอร์เพื่อที่จะเรียกใช้ Google Apps เวอร์ชันล่าสุดได้ทันที
– ไม่ต้องคอย Backup ข้อมูลกันบ่อยๆ ไม่ต้องกังวลเรื่อง hardware จะเสีย อินเตอร์เน็ตจะล่ม ไวรัสเข้า server เพราะข้อมูล email ของคุณอยู่ที่ server ที่เสถียรที่สุดแล้ว
– สร้างผู้ใช้ ลบ หรือจะเปลี่ยน password ของ user ได้ง่ายๆ ทุกที่ทุกเวลา

 
7. ลดต้นทุน และปริมาณผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม
การเปลี่ยนมาใช้ระบบคลาวด์หมายความว่าบริษัทของคุณจะมีค่าใช้จ่ายเรื่องไฟฟ้าและโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีน้อยลง ตัวอย่างเช่น Gmail: การย้ายการโฮสต์อีเมลจากระบบในหน่วยงาน (กรณีคุณติดตั้ง server mail ในองค์กรเอง) มาใช้ระบบคลาวด์จะทำให้คุณใช้พลังงานอย่างมีประสิทธิภาพขึ้นถึง 80 เท่า
เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน เช่น วิดีโอแชทและเอกสารที่แบ่งปันทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนทำงานอยู่ในห้องเดียวกัน คุณจะสามารถลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง วัสดุอุปกรณ์สำนักงาน และการสร้างผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมโดยรวมลงได้

เป็นอย่างไรกันบ้างครับกับประโยชน์ที่แสนดี ของ Google Apps สิ่งเหล่านี้เราเรียกว่าเครื่องมือทุนแรง (Leverage) ที่จะทำให้การทำงานเราง่ายขึ้น สะดวกขึ้น มีเวลามากขึ้น ดูมืออาชีพมากขึ้น แล้วจะรออะไรครับ เริ่มใช้งานเลยซะแต่วันนี้ แล้วชีวิตจะง่ายขึ้นจริงๆ ครับ
 

ที่มา: www.itfever.com